Электронный архив документов – комплексная система структурированного хранения цифровых версий документов. Это эффективный и надежный способ хранения документов в течение длительного времени (до 75 лет). В отличие от бумажного хранилища, данный тип архивирования позволяет надежно защитить свои документы от непредведиенных обстоятельств и стихийных бедствий, а также максимально быстро осуществлять поиск документов, который находятся в архиве.

Долговременный электронный архив позволяет:

• централизованное надежное хранение и обработку документов на всех стадиях жизненного цикла;
• конфиденциальность и разграничение прав доступа;
• отслеживание истории использования документа;
• удобство и скорость поиска;
• сокращение операционных затрат на делопроизводство;
• снижение риска потери и порчи оригиналов документов;
• централизованный доступ к документам с территориально разрозненных подразделений.

получить консультацию

Как работает долговременный электронный архив

Документы попадают в архив из любой информационной системы компании в специализированном формате. И хотя, согласно законодательству, некоторые документы должны храниться в бумажном виде, электронный архив позволяет получить к ним оперативный доступ.

Система электронного архива представляет собой: Ввод документов. сканирование одиночных документов и потоковый ввод данных, распознавание формализованных и неструктурированных документов, верификация, добавление в архивную базу. Модуль поиска и просмотра документов. Контекстный поиск, поиск по реквизитам документов, поиск по комбинированным критериям. Модуль обработки запросов. Сбор информации по обращению к документам в электронном архиве. Автоматическая проверка целостности документов через заданный период времени. Это исключает возможность потери данных. Автоматическое уничтожение документов после истечения срока хранения. Данная функция позволяет оптимизировать трудовые затраты персонала на поиск и ликвидацию устаревших архивов.

Специалисты Noventiq помогут построить электронные архивы: клиентских досье; базы знаний; личных дел; первичной бухгалтерской документации; кадровой документации; объектов имущества; юридических документов; медиадокументов; корпоративный архив (единое хранилище документов в масштабах предприятия); нормативной, технической, проектной и эксплуатационной документации.

Сделать запрос