31 мая 2022 года вышел Указ Президента Республики Беларуси №188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий». Одно из его положений касается размещения электронных архивов государственных организаций в АИС «Ведомственный архив», либо создания собственных электронных архивов. Разбираемся подробнее.

Получить консультацию

К кому относится данный указ?

Исходя из текста указа, данные решения относятся к следующим организациям:

• республиканские органы государственного управления;
• государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь;
• облисполкомы;
• Минский горисполком;
• иные государственные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

Что говорится в указе?

Приводим выдержку из Указа Президента Республики Беларуси №188 от 31.05.2022 г. относительно электронных архивов:

«Республиканским органам государственного управления, государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, облисполкомам и Минскому горисполкому обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе (далее – АИС) «Ведомственный архив» до 1 июня 2023 г., иным государственным организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, – не позднее двух лет с момента завершения делопроизводством электронных дел, подлежащих архивному хранению.

Государственным организациям, указанным в части первой настоящего пункта, в установленный в данной части срок обеспечить подключение ведомственных систем электронного документооборота к АИС «Ведомственный архив» с применением формата обмена данными, требования к которому определяются РУП «НЦЭУ», организацию в этих целях каналов связи, использование средств электронной цифровой подписи, имеющих сертификат соответствия Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь либо положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы, проводимой ОАЦ.

Не подлежат обязательному подключению к АИС «Ведомственный архив» ведомственные системы электронного документооборота:

• содержащие служебную информацию ограниченного распространения, а также сведения, составляющие государственные секреты;
• государственных организаций, обеспечивших до 1 марта 2023 г. архивное хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства».

Что это значит?

1. Республиканские органы государственного управления, государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, облисполкомы и Минский горисполком должны до 1 июня 2023 года разместить и хранить электронные документы в АИС «Ведомственный архив».
2. Иные госорганизации должны разместить и хранить электронные документы в АИС «Ведомственный архив» не позднее двух лет с момента завершения делопроизводства электронных дел, подлежащих архивному хранению.
3. Компании, которые смогли локально организовать архивное хранение электронных документов, в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства могут не подключаться к АИС «Временный архив». Такая возможность у компании есть до 1 марта 2023 года.
4. Ведомственные системы электронного документооборота в которых содержится служебная информация ограниченного распространения, а также  государственные секреты, не подключаются к АИС «Ведомственный архив».

Как создать собственный электронный архив?

Электронный архив можно создать силами собственных специалистов или через аутсорс. Но, к сожалению, воспользоваться данным способом не получится, т.к. до дедлайна (1 марта 2023 года) осталось слишком мало времени. Даже крупная команда программистов не сможет создать надежное решение, которое соответствовало бы всем нормам законодательства.

Поэтому для организаций остается второй выход – купить готовое решение. Например, «Долговременный архив Directum», который уже давно присутствует на рынке, соответствует требованиям белорусского законодательства и имеет примеры успешных внедрений.

Читать подробнее: Долговременный архив Directum

Преимущества использования решения Directum

1. Цена. Закупка и внедрение решения «Долговременный архив Directum» – это разовое вложение средств и постоянная лицензия. Заплатив один раз, вы сможете использовать данное решение без дополнительных финансовых затрат, а благодаря открытому исходному коду – самостоятельно развивать его.
   Иные похожие решения зачастую работают по принципу абонентской платы, размер которой зависит от количества хранимых документов. То есть, сумма будет постоянно расти по мере увеличения количества документов в компании, которые переносятся в архив.
2. Удобство использования. Локальное хранение документов компании дает больше вариантов использования архива, управления им и получения доступа к документам.
3. Быстрое внедрение и масштабирование. Данное решение легко внедряется в ИТ-инфраструктуру организации и впоследствии может быть быстро масштабирована.

Из иных преимуществ стоит отметить, что Directum – это полноценная цифровая экосистема, которая позволяет автоматизировать в организации все вопросы, связанные с электронным документооборотом и цифровизацией процесса обработки входящих и исходящих сообщений.

Читать подробнее: Возможности системы Directum

О чем еще следует помнить?

В указе есть оговорка, что госорганизации должны разместить и хранить электронные документы в АИС «Ведомственный архив» не позднее двух лет с момента завершения делопроизводства электронных дел, подлежащих архивному хранению. В то же время, если до 1 марта 2023 года у них не будет собственного электронного архива, придется как использовать АИС «Ведомственный архив».

Поэтому если в данный момент в организации все еще ведется делопроизводство электронных дел, подлежащих архивному хранению, но в будущем вы планируете использовать локальный электронный архив, об этом стоит задуматься сейчас.

За консультацией по любым вопросам, связанным с электронными архивами, можете обратиться к нашему специалисту:

Алексей Андрончик, Pre-sale Manager направления Directum RX
+375 (17) 336-55-95 доб.4565
Alexey.Andronchik@noventiq.com

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Читайте по теме:
Как цифровые помощники избавят бизнес от «бумажной волокиты»
Четыре стадии цифрового развития бизнеса