Процесс организации закупок в крупной компании всегда вызывает головную боль у ответственных за эту процедуру сотрудников. Он состоит из такого большого числа различных действий и процессов. Зачастую из-за очень длинной и не всегда логичной цепочки закупка даже жизненно необходимых для компании материалов занимает неоправданно длительные сроки.

Однако из этого лабиринта есть выход — внедрение в компании специализированных цифровых решений по управлению закупками, которые позволяют сделать весь процесс более простым, наглядным и быстрым. Как это работает на примере модуля «Закупки» для системы Directum RX, рассказывает Pre-Sale Manager направления Directum в Noventiq Belarus  Алексей Андрончик.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Планирование закупок

Первый и самый важный этап. Именно с планирования на следующий календарный период начинаются закупки. И от того, как этот этап будет пройден, зависит успешность всей процедуры.

В классическом виде процесс планирования выглядит громоздко. Каждое подразделение компании составляет список необходимых товаров, материалов или комплектующих. Когда список составлен, он отправляется на согласование руководителю подразделения, затем руководителю компании и, наконец, попадает в управление закупок. Описанный путь может отличаться — в зависимости от специфики работы или внутренних локально-правовых актов.

В идеальной схеме этот процесс проходит быстро. Таблица со списком закупок пересылается от одного ответственного к другому и всего за пару часов достигает конечной точки. Однако на любом этапе может произойти сбой. Классическая ситуация — доработка документа, когда он возвращается к исполнителю, правится и вновь отправляется по цепочке.

Теперь разберем, как этот процесс выглядит в бизнес-решении Directum RX «Управление закупками». Планирование осуществляется в справочнике, куда заносятся потребности подразделений. Из справочника данные выгружаются в электронный документ и в таком формате отправляются на согласование всем ответственным.

Согласование можно проводить с помощью приложений на планшетах и мобильных телефонах, то есть бизнес продолжает работать даже в случае, если руководитель находится в командировке.

Как результат — снижена нагрузка на сотрудников, участвующих в подготовке плана закупок, все согласования обоснований закупки проводятся в электронном виде прямо в системе. Для подразделений процесс закупок становится прозрачным — инициаторы всегда будут знать причину срыва сроков, а после включения заявки в план смогут отследить ее состояние.

Проведение закупочной процедуры

В решении от Directum RX есть возможность автоматически формировать извещение о закупке, отслеживать и фиксировать информацию о выполнении плана закупок, а также регистрировать сведения о размещении закупки.

Механизм уведомлений вовремя напомнит ответственным о ключевых моментах процесса. Например, о необходимости инициировать закупку, о подведении итогов тендеров, заключении договоров.

Это позволяет автоматизировать данный процесс, уменьшить рутинную нагрузку на специалистов управления закупок. А благодаря системе информирования они никогда не пропустят важные тендеры и не просрочат договоры с поставщиками.

Всю информацию о проведении закупок можно отслеживать в электронном виде, поэтому значительно снизится количество звонков в службы закупок со стороны подразделений с вечным вопросом: «Когда уже приедут наши материалы?»

Закупка

На этапе проведения закупки все поступившие заявки регистрируются в справочнике «Заявки на участие в закупках».

Далее процесс выстраивается в рамках маршрута «Оценка заявок по закупке». При получении уведомления о необходимости приступить к рассмотрению заявок ответственный открывает каждую заявку и оценивает ее на соответствие требованиям.

Для более детальной оценки можно подключить и других сотрудников организации. Они смогут сказать, удовлетворяет ли заявка таким критериям, как цена договора, качество товаров, работ или услуг, квалификация трудовых ресурсов и др.

Для каждого этапа (вскрытие конвертов, рассмотрение заявок, подведение итогов) в системе Directum RX есть готовые макеты протоколов, что упрощает их подготовку.

Взаимодействие с другими модулями

Подготовка, согласование и утверждение договора можно осуществлять средствами модуля «Управление договорами». Решение, в свою очередь, инициирует процедуру заключения договора, отправляет задание ответственному на заполнение договора. Кстати, модуль «Управление договорами» — один из самых востребованных.

А с помощью решения «Управление совещаниями и заседаниями» в рамках системы можно организовывать заседания закупочной комиссии с последующим формированием протоколов. Формировать закупку стало возможно по нескольким лотам.

Читайте подробнее о других решениях Directum

Результаты внедрения

1. Главный результат внедрения данного модуля в компании — ускорение процесса закупок: от составления плана до заключения договора.
2. Уменьшение бумажного документооборота в компании. Если малые организации не смогут в достаточной мере оценить данный эффект, то крупные компании и предприятия, на которых ежедневно распечатываются сотни листов, быстро оценят финансовые выгоды внедрения данного модуля.
3. Снижение нагрузки на сотрудников управления закупок и лиц, ответственных за их проведение в отделах. Вместо хождениий по кабинетам они смогут заниматься более важными для бизнеса делами — переговорами с поставщиками и партнерами, выбором конкурентных вариантов закупок, поиском новых поставщиков. Сюда же можно добавить уменьшение количества звонков в управление закупок.

Для получения консультации по решениям Directum звоните по телефону +375 (17) 336 55 95 или пишите на почту belarus@noventiq.com

Либо заполните форму ниже: