О проекте
- Заказчик: ОАО «Белгорхимпром»
- Отрасль: добывающая промышленность
- Численность сотрудников: более 800 человек
- Задача: создание единой экосистемы электронного документооборота и интеграция с системой СМДО
- Решение: поставка и внедрение решений Directum
- Сроки внедрения проекта: 60 дней
О клиенте
«Белгорхимпром» работает с 1961 года. Сегодня это экспертный центр Беларуси по вопросам добычи и переработки калийных руд и другого минерального сырья, генеральный проектировщик ведущих предприятий горной и химической промышленности.
Организация занимается научными исследованиями и проектными разработками: от геологоразведки месторождения до технологии производства готовой продукции, технического сопровождения деятельности предприятия, осуществляет комплексное научное и проектное сопровождение действующих калийных производств.
Задача
Главная задача, которая стояла перед командой Noventiq Belarus – создание собственной экосистемы электронного документооборота. При этом следовало интегрировать внедренные решения с Системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).
Решение
Для решения поставленных задач клиенту было предложено внедрить у себя систему Directum со следующими модулями:
- Делопроизводство.
- Договоры.
- Обращения граждан.
- Совещания.
Делопроизводство – модуль системы Directum, позволил в значительной степени автоматизировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами. Входящие сообщение по электронной почте регистрируются в системе, бумажная корреспонденция попадает в нее после сканирования.
Эффект от внедрения модуля:
|
Время регистрации документов сократилось на 30% |
Повышена исполнительская дисциплина |
Сократилось время выполнения поручений |
Модуль Договоры позволил организовать договорную работу по внутренним правилам «Белгорхимпрома»: от генерации документов по шаблонам до согласования по настроенным маршрутам. Теперь проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.
Эффект от внедрения модуля:
|
Договоры готовятся быстрее в 3 раза |
Ускорилось время согласования |
Появилось возможность быстрого поиска существующих договоров |
Обращения граждан – модуль для выстраивания комплексной работы с обращениями граждан без нарушения законодательства. Все обращения вносятся в систему, их удобно отслеживать и следить за соблюдением сроков.
Эффект от внедрения модуля:
|
Возможность автоматически сформировать отчетность по обращениям граждан |
Удобный способ отслеживать и отвечать на обращения граждан |
Сокращен риск нарушения законодательства |
Модуль Совещания – удобный инструмент для организации деловых встреч и заседаний: формирования повестки и ведения протоколов совещаний. Через данный модуль можно организовывать автоматическую рассылку поручений по принятым решениям и отслеживать их исполнение ответственными.
Эффект от внедрения модуля:
|
Повысилась эффективность совещаний |
Значительно ускорилось составление и согласование протокола совещания |
Усилился контроль за исполнением поручений |
Электронная цифровая подпись и интеграция с СМДО
В начале 2022 года была введена в эксплуатацию модернизированная Общегосударственная автоматизированная информационная система. В связи с этим был утвержден новый Формат обмена данными между абонентами системы межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов.
При внедрении электронного документооборота он был интегрирован с СМДО нового формата АИС МВ. Благодаря гибкости системы Directum и наличию в штате собственных разработчиков, это удалось сделать в сжатые сроки.
Также в коробочную версию системы была интегрирована электронная цифровая подпись по стандартам Республики Беларусь.
Результат
Внедрение решений Directum в ОАО «Белгорхимпром» создало в организации экосистему электронного документооборота, которая состоит из четырех модулей – Делопроизводство, Договоры, Совещания, Обращения граждан. Реализована возможность более 100 одновременных подключений к системе.
«За время сотрудничества сотрудники Noventiq Belarus зарекомендовали себя высококвалифицированными специалистами, которые выполняют задачи быстро и на высоком уровне. Мы ценим проявленный профессионализм и надеемся на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничества в будущем
Отдельно хотелось бы отметить интеграцию решений Directum с Системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО). Таким образом был удобно организован процесс обмена электронными документами с контрагентами посредством СМДО, включая отслеживание документа на каждом этапе пересылки», – отметил Заместитель главного инженера - начальник отдела автоматизации бизнес-процессов ОАО «Белгорхимпром» В.П.Поручник.
В данный момент специалисты Noventiq Belarus продолжают сотрудничество с ОАО «Белгорхимпром» по расширению функционала систем Directum RX.