О заказчике

Институт «Могилёвгражданпроект» - высокотехнологичная многопрофильная проектно-изыскательская организация. Была основана еще в 1938 году. С 1983 проектирует жилые объекты, общественные здания и сооружения, производственные здания, градостроительные объекты и прочее. За это время было реализовано свыше 1000 проектов в Беларуси и за ее пределами.

Проблема

Заказчик в своей работе сделал ставку на автоматизацию всего комплекса проектно-изыскательских работ. Это позволяет ему реализовывать более сложные проекты в краткие сроки. Однако часть процессов, которые не касаются основной деятельности организации, по-прежнему велась в бумажном виде.

Перед командой Noventiq Belarus стояла задача выстроить единую экосистему электронного документооборота на базе платформы Directum RX.

Решение

После проведения переговоров заказчику были предложены следующие модули:

• делопроизводство (в том числе внедрение электронной цифровой подписи и настройка интеграции с АИС МВ);
• договоры;
• кадры;
• проекты;
• мобильное приложение Jazz.

Делопроизводство

Данный модуль позволяет обрабатывать и регистрировать документы, входящую корреспонденцию, выдавать поручения и контролировать их исполнение. Это позволяет значительно сократить время специалистов на рутинные задачи и ускорить в организации принятие решений и движение документов.

Дополнительно по запросу заказчика специалисты Noventiq Belarus внедрили в систему электронную цифровую подпись, а также настроили интеграцию с АИС МВ - системой межведомственного взаимодействия государственных органов Республики Беларусь и иных организаций посредством обмена электронными документами. Таким образом в системе делопроизводства «Могилёвгражданпроекта» был организован процесс обмена электронными документами с контрагентами посредством АИС МВ, включая отслеживание статуса документа на каждом этапе его пересылки. Внедрение прошло с соблюдением законодательства Беларуси.

Договоры

Данный модуль позволяет значительно упростить процесс согласования и подписания договоров. Теперь заказчик может самостоятельно настраивать пути согласования в соответствии с внутренними правилами компании. Также есть функция контроля сроков исполнения договора.

Кадры

Модуль «Кадры» позволяет в значительной мере оцифровать работу HR-специалистов заказчика – от ведения отпусков сотрудников, до ведения кадрового делопроизводства. Модуль значительно упрощает работу специалиста, который занимается подбором кандидатов на вакансию, организовывает и проводит собеседования, занимается формированием документов при приеме на работу и организацией рабочего места.

Также в функционал модуля заложены функции оформления приказов на увольнение, контроль обходного листа сотрудника и другие возможности.

Проекты

Данный модуль позволяет контролировать все стадии проекта – от инициации до завершения. С его помощью можно разрабатывать проектную документацию по шаблонам, находить документы по проекту в цифровом пространстве, разграничивать доступ сотрудников к конфиденциальной информации, фиксировать сроки и согласовывать документы в соответствии с внутренними регламентами.

С помощью модуля «Проекты» можно отслеживать, на какой стадии находится каждый проект, и какой процент работ выполнен на текущий момент, есть ли задержки от запланированного графика. Также данный инструмент позволяет анализировать все данные и проводить своевременную корректировку по работам.

Мобильное приложение Jazz

Directum Jazz – эффективный рабочий инструмент, в котором реализованы все функции для решения бизнес-задач заказчика. В приложении реализована полноценная работа с документами: создание, редактирование, импортирование и экспортирование, поиск. Таким образом сотрудники с приложением Jazz могут работать в том числе в командировке и на выезде. Это особенно актуально для сотрудников, которые часто выезжают на проектируемые объекты.

Результат

В результате внедрения решений Directum RX институт «Могилёвгражданпроект» перешел на новую экосистему документооборота. Это в значительной степени повысило эффективность работы и скорость принятия решений.

Благодаря Directum RX снизилась трудоемкость согласования договоров. При этом схемы согласования остались привычными, но теперь с помощью Directum RX все процессы проходят прозрачнее и значительно быстрее.