О проекте

• Заказчик: ООО «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ»
• Отрасль: автомобильный бизнес
• Задача: лицензирование пакета приложений Microsoft Office; повышение эффективности коммуникаций между сотрудниками
• Решение: сервисы Office 365
• Результаты: повышение продуктивности сотрудников; оптимизация бизнес-процессов благодаря единому рабочему пространству с повышенной системой безопасности.

О компании

ООО «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» является дистрибьютором Daimler AG в Беларуси и обладает правами на представление брендов Mercedes-Benz, Mercedes-AMG, Mercedes-Maybach, Setra на белорусском рынке. Помимо поставки автомобилей компания оказывает услуги по ремонту и сервисному обслуживанию.

Ситуация

В современной компании сотрудникам уже недостаточно одного устройства для обеспечения эффективной работы. Также и с количеством используемых сервисов приложений. Один пользуется онлайн-сервисом для совместного редактирования документа, другой делится файлами через облачное хранилище, третий предпочитает переписываться и отправлять документы коллегам и партнерам в мессенджерах. Разнообразие сервисов снижает продуктивность и становится одним из источников проблем в коммуникациях. 
Такая ситуация была и у Автомобильного дома «Энергия ГмбХ». Работа с договорами, запросы необходимых сертификатов для клиентов и прочих документов – инженеры постоянно на связи с отделом продаж и другими офисными специалистами. В связи с этим руководство компании обратилось к специалистам компании Noventiq Belarus с просьбой наладить обмен информацией между сотрудниками. Также автомобильному дому требовалось лицензировать офисные приложения Microsoft и внедрить современную почтовую систему корпоративного уровня.

Решение

Специалисты Noventiq Belarus предложили Заказчику рассмотреть облачные решения Office 365 и продемонстрировали их основные возможности. Решение включает в себя новейшие версии офисных приложений, корпоративную почту, внутренний портал, инструменты для совместной работы, бесплатные звонки, собрания и многое другое. Решающими факторами для выбора Office 365 стали широкая функциональность продукта, его стоимость и масштабируемость.

В рамках проекта Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» произвел миграцию на новую службу электронной почты Exchange. Одно из основных преимуществ сервиса заключается в расширенной защите информации. Специальные инструменты блокируют вредоносные программы и нежелательную почту, а платформа шифрования предотвращает утечку конфиденциальной информации. Встроенные в службу календари, контакты и облачное хранилище доступны для совместного использования и позволяют быстро и легко планировать встречи, делиться документами. Гарантия бесперебойной работы почтового сервиса обеспечивает дополнительную отказоустойчивость ИТ-инфраструктуры. 

Встречи с клиентами и партнерами, выезды в сервисные центры – многие сотрудники автомобильного дома основную часть своего рабочего времени проводят в разъездах. Часто приходится согласовывать и отправлять необходимые документы по сделкам прямо на ходу. Поддерживать оперативную связь помогает сервис Teams – главный центр командной работы в Office 365. Для быстрой коммуникации специалисты используют чат, где можно совместно обсуждать проекты, согласовывать необходимые документы, проводить собрания, совершать звонки. Благодаря встроенным в Teams офисным приложениям (Word, Excel и при.) редактировать и отправлять актуальные версии файлов стало еще проще и удобнее.

Для многих автовладельцев важно подробно обсудить технические возможности автомобиля, необходимость ремонта, чтобы иметь точное представление о его состоянии. Еще одна ценность сервиса Teams в том, что специалисты Автомобильного дома «Энергия ГмбХ» могут пригласить внешних партнеров или клиентов в команду Teams через гостевой аккаунт и оперативно обсуждать возникающие вопросы. Таким образом, повышается лояльность клиентов. А за счет работы в единой экосистеме специалисты экономят свое время: им не нужно переключаться на другие сервисы для решения отдельных задач.

Для упорядочивания документооборота эксперты Noventiq Belarus предложили компании перенести текущее корпоративное хранилище документов и выстроить его структуру в SharePoint. В нем можно безопасно хранить не только внутренние документы, но и все файлы, с которыми сотрудники работают и отправляют друг другу в Teams, Outlook и другие сервисы Office 365. Таким образом, все документы собраны в одном месте и при необходимости сотрудники автомобильного дома могут в любое время к ним обратиться. Все это облегчает доступ к важным данным и оптимизирует рабочий процесс.

Результат

Специалисты Noventiq Belarus помогли заказчику мигрировать с текущих систем, настроить сервисы платформы и обучили персонал основным сценариям взаимодействия с ними. На протяжении дальнейшей эксплуатации решения Noventiq Belarus оказывала компании консультирование и техническую поддержку.

Благодаря использованию единой платформы Office 365 сотрудники Автомобильного дома «Энергия ГмбХ» наладили коммуникацию, получили эффективную систему защиты, резервного копирования и автоматическое обновление версий офисных приложений. Сервисы Office 365 доступны в любое время, поэтому специалисты компании всегда на связи – они могут оперативно отвечать на запросы, отправлять документы, проверять почту и пр. А если разрядился смартфон или ноутбук, то получить доступ к своим документам сотрудник может и с другого компьютера через браузер.

«Мы подошли к проекту с точки зрения роли сотрудника в организации. Одним специалистам для работы были необходимы офисные приложения, а другим – только сервисы (почта, чат, редактирование документов через браузер и пр.). Мы унифицировали используемые персоналом приложения, сервисы и устройства. Теперь команда работает в единой безопасной среде, и каждый сотрудник использует необходимые для работы инструменты. Это помогло добиться экономии и более низкой стоимости владения сервисами Office 365 по сравнению с локальным размещением отдельного ПО», - отметил Виктор Синяк, менеджер по продажам решений Microsoft в Noventiq Belarus.

«Благодаря Office 365 коммуникация стала более комфортной и эффективной. Мы осваиваем новые сервисы и принципы взаимодействия с командой и видим, что сотрудники стали активнее обсуждать проекты, более оперативно реагировать на запросы коллег. Даже удаленно мы можем подключаться к сервисам Office 365 и не прерывать работу. Кроме того, нам удалось оптимизировать затраты на ПО за счет приобретения пакета Office 365 по модели подписки с помесячной оплатой», - рассказал Денис Мешкун, специалист по ИТ.