ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА:
 

• внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
• масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
• организация взаимодействия АСЭД с ERP и кадровой системами предприятия (SAP) с целью обеспечения единой актуальной структуры и списочной численности сотрудников, согласования договоров и иных процессов;
• внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
• интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).

СИТУАЦИЯ ДО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

ПО «Белоруснефть» — предприятие с вертикально-интегрированной и разветвленной структурой, включает 33 обособленных и дочерних предприятия в РБ, 4 предприятия в Западной Сибири. Основными предпосылками к внедрению являлись:

• неоправданные затраты времени на согласование документов между предприятиями и подразделениями;
• большие объемы бумажных документов;
• неисполнение поставленных задач и сложности контроля;
• долгий поиск нужной информации, писем, документов;
• потеря важных документов и иные.

Сложная структура предприятия предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом. Важной особенностью проекта стало одновременное с системой управления бизнес-процессами внедрение модулей SAP ERP и необходимость интеграции двух систем.

РЕШЕНИЕ

В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-платформа российского производителя DIRECTUM с последующей доработкой и адаптацией под бизнес-процессы предприятия и особенности локального законодательства.
На первом этапе специалистами Novacom был автоматизирован документооборот в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях, находящихся в Гомеле: БелНИПИнефть и ПУ «Связьинформсервис». После положительной оценки результатов внедрения в течение следующего года система была внедрена во всех обособленных подразделениях Головного предприятия, а затем в организациях ПО «Белоруснефть».
За период с 2012-2014  года внедрены и масштабированы в рамках предприятия следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами», «Интеграция с СМДО». В последствии были осуществлены интеграция с системой SAP, доработаны маршруты согласования официальных документов, добавлена возможность подписания документов с помощью ЭЦП. Для выполнения законодательных требований произведена интеграция с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь.

РЕЗУЛЬТАТ
 

• Автоматизация работы с официальными документами на бумажных носителях: приказами по основной деятельности, входящей исходящей корреспонденцией. Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, в соответствии с требованиями законодательства должны храниться в бумажном виде.
• В 4- 6 раз меньше времени тратиться на поиск нужного документа.
• На 30% меньше инцидентов по потере документов.
• В 3 раза быстрее происходит процесс согласования документа.
• Обеспечено единое информационное поле для оптимизации процесса планирования и управления совещаниями, заседаниями, мероприятиями и контроль за всем процессом.
• Обеспечено ведение единых справочников НСИ в области сведений о работниках и организационной структуре компании.
• Создана единая рабочая среда и повышена оперативность обмен информацией между различными службами предприятия и обособленными структурами - гораздо быстрее согласуются ежемесячные финансовые планы, осуществляется обмен информацией между кадровыми и иными службами.

ПРОЕКТ В ЦИФРАХ

Познакомиться подробнее с проектами Novacom можно на сайте компании.